2019 archiveren: welke documenten moet U bewaren?

20 januari 2020

De eerste helft van de eerste maand van 2020 ligt achter ons. Sommige bedrijven zijn al helemaal op dreef, anderen zijn 2019 nog aan het afsluiten. Na de btw-aangifte van kwartaal 4 van 2019 verhuizen er veel documenten naar het archief.
Welke documenten moet u bewaren en hoe lang? Wat moet u bij een fiscale controle kunnen voorleggen?

Welke boekhoudkundige documenten moet u bewaren?

Uiteraard mag u boekhoudkundige documenten niet zo maar weggooien.
Maar om u een idee te geven sommen wij ze even op.

  • facturen leveranciers en klanten
  • grootboek
  • jaarrekening
  • bankuittreksels
  • inventaris
  • contracten met o.a. onderaannemers
  • aannemingscontracten
  • bestel- en leveringsbons
  • aandelenregister
  • boekhoudprogramma’s

Op welke manier?

U mag kiezen. Ofwel alles in papieren versie, ofwel digitaal. Houd er gewoon rekening mee dat u de documenten gedurende de volledige bewaartermijn te allen tijd kan raadplegen.

Waar bewaart u de documenten?

Boekhoudkundige documenten moet u bewaren op de zetel van het bedrijf. Even tijdelijk meegeven met de boekhouder om de boekhouding te verwerken, vormt geen probleem. U bent wel niet in orde wanneer een deel van de boekhouding permanent op een andere locatie bewaard wordt.
In the cloud is ook een optie. Het enige waar u rekening moet mee houden is dat u hier tijdens heel de bewaarperiode in België online toegang hebt tot uw documentenarchief.

Hoeveel jaar bewaart u alles?

Documenten moet u altijd 7 jaar bewaren.
U begint voor die 7 jaar te tellen vanaf de dag dat u uw boekjaar afsluit.
Een voorbeeld: Sluit u het boekjaar 2019 af op 1 januari 2020, dan houdt u alles bij tot 2 januari 2027.

Uitzonderingen

Uiteraard zijn er uitzonderingen.
We geven ze graag mee.

  • sociale documenten van personeel: 5 jaar
  • vennootschapsdocumenten (notulen, verslagen, registers): tot 5 jaar na de datum van bekendmaking of vereffening
  • onroerende goederen: 15 jaar en vanaf 2019 zelfs 25 jaar
    Dit heeft alles te maken met de btw die u in rekening bracht en die kan herzien worden.
  • investeringsfacturen: 7 jaar na de laatste afschrijving
  • vorige verliezen: 7 jaar
    Wanneer u een fiscaal overgedragen verlies in een latere aangifte in mindering brengt, dan houdt u de boekhouding van het jaar waarin het verlies zich voordeed bij.

Wat mag weg? 

Als u rekening houdt met de uitzonderingen die we hierboven beschreven, mag u alles van voor 2014 weggooien.

Met ADS+ ondersteunen wij (bouw)bedrijven in hun bedrijfsadministratie.
Twijfelt u of u een bepaald soort document mag vernietigen of niet?
Vraag het ons.
Wij zijn op de hoogte van alle recente wijzigingen op vlak van bedrijfsadministratie.

Op ons kan u rekenen.

info@adsplus.be